PDFが大きすぎて提出できない？圧縮前に確認すべき3つのポイント

メールに添付できない、申込システムでファイルサイズが大きすぎると表示される、スキャン資料を開くのに時間がかかる——このような場合は、PDFの圧縮を試す価値があります。ただし、「ファイルは小さいほどよい」とは限りません。提出用の資料では、文字、印影、画像が十分鮮明に見えることも重要です。

PDF Smart Kitの「PDFを圧縮」には、「ファイルを小さく」「バランス」「高画質」の3つのオプションがあります。選択する前に、以下の3点を確認しておきましょう。

1. 必要なのは小さいファイルですか、それとも引き続き編集できる文書ですか？

このツールでは、ページを画像として再レンダリングする、いわゆるページのラスタライズによってPDFを圧縮します。出力後も、選択した画質でページの外観とページ数は維持されますが、元の選択可能なテキスト、入力可能なフォーム、クリック可能なリンク、ベクター画像の細部、一部のメタデータが失われることがあります。

そのため、閲覧できるスキャン資料を提出するだけなら、この方法が適している場合があります。一方、引き続きフォームに入力する、大量のテキストをコピーする、または保持必須のリンクが含まれている場合は、ファイルサイズだけで判断しないでください。

元のWordファイル、レイアウトデータ、スキャンファイルがある場合は、まず元のソフトウェアで画像サイズ、スキャン設定、エクスポート設定を調整する方法もあります。重要な原本は別途保存し、圧縮後のファイルを唯一の元ファイルとして使用しないでください。

2. ぼやけてはいけない箇所はどこですか？

圧縮する前に、特に鮮明さが必要な箇所をいくつか選びましょう。小さい文字の説明、表内の数字、身分証明書の輪郭、印影、細い線の図、QRコードなどです。圧縮後の読みやすさは、大きな見出しよりもこうした箇所でよく分かります。

資料にQRコードやバーコードが含まれている場合は、「四角形がまだ見える」というだけで判断せず、出力後に実際に読み取れるか試してください。図面、精密なグラフ、拡大して読む必要がある資料では画質を優先し、必要に応じて別の方法でファイルサイズを削減してください。

3. 提出先のプラットフォームでは、どの程度のファイルサイズが求められていますか？

まず提出先の実際のサイズ制限を確認し、ファイル単体の制限なのか、添付ファイル全体の合計容量に対する制限なのかも確認してください。提出先ではより鮮明なファイルが許可されているのに、必要以上に小さくなるまで何度も圧縮しないようにしましょう。

圧縮できる度合いはPDFごとに異なります。大量のスキャン画像を含むPDF、すでに最適化された文書、テキストのみから書き出されたPDFでは、結果に大きな差が生じることがあります。すべてのファイルに共通する一定の削減率はありません。ほとんど小さくならないファイルや、元のファイルより大きくなるファイルもあります。

PDF Smart Kitで圧縮する方法

1. 「PDFを圧縮」を開き、PDFを1つ選択します。
2. 画質オプションでは、まず「バランス」を試してください。細部がより重要な場合は、「高画質」から始めることをおすすめします。
3. 処理を実行し、結果が生成されたら新しいファイルをダウンロードします。
4. 実際のファイルサイズを確認してから結果を開き、重要なページをチェックします。

AIによるイメージ画像：ファイル容量の削減を示すものであり、実測の圧縮率、可逆圧縮の効果、ページの削除を表すものではありません。

「バランス」は最初の試行に適しています。「高品質」は読みやすさを優先し、「最小ファイル」は前の2つでも上限を超える場合に試せます。どの設定でも、すべての文書を常に最小かつ最も鮮明にできるとは限りません。

圧縮後は、最初のページだけを確認しないでください

結果を開いたら、少なくとも文字の多いページ、画像が最も多いページ、最後のページを確認してください。さらに実際の用途に応じて、スマートフォンで読めるか、印刷に必要な細部が鮮明か、受信者がコピーする必要のある文字を選択できるかを確認します。

出力がぼやけすぎている場合は、元のファイルに戻り、より高画質の設定を選び直してください。すでに非可逆圧縮された結果をさらに圧縮することは、できるだけ避けてください。失われた細部は、次回の処理で自動的に復元されません。

ファイルがまだ大きすぎる場合、ほかにどのような方法がありますか？

提出先で必要なのが一部のページだけであれば、ページを抽出を使って必要な部分だけを生成するほうが、文書全体の画質を下げるより適切な場合が多いです。分割して提出できる場合は、PDFを分割も検討できます。ただし、分割しても各ファイルが指定のサイズ上限に収まるとは限らないため、結果を確認する必要があります。

すべてのページを残す必要があり、重要な細部の品質も下げられない場合は、より大きな添付ファイルや別の提出方法に対応しているか、受信者に確認してください。

よくある質問

これは可逆圧縮ですか？

いいえ。現在の実装ではページを再レンダリングし、画像圧縮を使用するため、画質や文書の機能が変わる可能性があります。元のテキスト構造、フォーム、ベクターコンテンツが維持される保証はありません。

圧縮後にテキスト検索機能を復元できますか？

もう一度OCR PDFを実行して検索可能なテキストレイヤーを追加できますが、認識精度に左右され、元のフォーム、リンク、正確なフォント構造は復元されません。OCR後はファイルサイズが変わる場合もあります。

ファイルをサーバーにアップロードする必要がありますか？

このPDF圧縮処理は現在のブラウザー内で完了し、選択したPDFの内容がアプリケーションサーバーにアップロードされることはありません。ただし、ウェブサイトが完全にネットワーク接続を必要としないという意味ではなく、ページや必要なリソースの読み込みには接続が必要です。

圧縮の目標は「提出要件を満たしつつ、資料の実用性を保つこと」です。圧縮PDFを開く。原本のコピーと適切な画質オプションから始めます。