PDFను పూరించగల ఫారమ్‌గా ఎలా మార్చాలి? ఇన్‌పుట్ బాక్స్‌లు, ఎంపికలు, సేవ్ తనిఖీ
PDFలో గీతలు ఉన్నంత మాత్రాన టైప్ చేయలేరు. ఇప్పటికే ఉన్న AcroForm ఫీల్డ్‌లను పూరించడం, టెక్స్ట్ బాక్స్‌లు, ఎంపికలను జోడించడం, అలాగే ఫీల్డ్ పేర్లు, చైనీస్ అక్షరాల ప్రదర్శన, రీడర్ అనుకూలతను తనిఖీ చేయడం తెలుసుకోండి.
PDFపై గీతలు, బాక్స్‌లు ఉన్నంత మాత్రాన ఆ చోట్ల నేరుగా టైప్ చేయలేరు. పూరించగల PDFకు నిజమైన ఇంటరాక్టివ్ ఫీల్డ్‌లు అవసరం. PDF Smart Kit మద్దతున్న AcroForm ఫీల్డ్‌లను గుర్తించి పూరించగలదు; టెక్స్ట్, చెక్‌బాక్స్, రేడియో, డ్రాప్‌డౌన్ లేదా లిస్ట్ ఫీల్డ్‌లను కూడా జోడించగలదు. సంక్లిష్ట XFA ఫారమ్‌లు, మద్దతులేని మూడవ పక్ష ఫీల్డ్‌లు సవరించగలవని హామీ లేదు.
ఇప్పటికే ఉన్న ఫీల్డ్‌లను, పేజీలోని ఖాళీలను ముందుగా వేరు చేయండి
ఫైల్‌ను తెరిచిన తర్వాత రీడర్ ఇన్‌పుట్ ప్రాంతంపై ఫోకస్ చేయగలిగితే, సాధారణంగా డాక్యుమెంట్‌లో ఫారమ్ ఫీల్డ్‌లు ఉన్నాయని అర్థం. గీతలు మాత్రమే కనిపిస్తే అవి సాధారణ పేజీ కంటెంట్ కావచ్చు. స్కాన్ చేసిన దరఖాస్తు ఫారమ్‌కు OCR చేసినా, టెక్స్ట్‌ను శోధించగలిగినంత మాత్రాన అది స్వయంచాలకంగా పూరించగల ఫారమ్‌గా మారదు.
ముందుగా PDF ఫారమ్ సాధనాన్ని తెరిచి ఫైల్‌ను దిగుమతి చేసి, గుర్తించిన ప్రస్తుత ఫీల్డ్‌లను తనిఖీ చేయండి. నేరుగా పూరించగలిగితే అదే చోట మరో కొత్త బాక్స్‌ను అతికించాల్సిన అవసరం లేదు. మద్దతులేని రకం జాబితాలో కనిపించినా, సాధనం దాని కంటెంట్‌ను మార్చగలదని అర్థం కాదు.
ఐదు రకాల ఫీల్డ్‌లలో దేనిని ఎంచుకోవాలి?
- టెక్స్ట్ బాక్స్: పేరు, సంఖ్య, సంక్షిప్త వివరణ వంటి సమాచారానికి అనుకూలం. దాని వెడల్పు నమోదు చేసే అసలు టెక్స్ట్ పొడవుకు సరిపోవాలి.
- చెక్‌బాక్స్: నిర్ధారణ, అంగీకారం లేదా విడివిడిగా టిక్ చేయగల అంశాలకు అనుకూలం.
- రేడియో గ్రూప్: ఒకే ప్రశ్నకు ఒక సమాధానం మాత్రమే ఎంచుకోవాల్సినప్పుడు అనుకూలం. ఎంపికలు స్పష్టంగా వేర్వేరుగా ఉండాలి.
- డ్రాప్‌డౌన్: స్థిరమైన ఎంపికల సమూహం నుంచి ఎంచుకోవడానికి అనుకూలం; నమోదు విధానంలో తేడాలను తగ్గిస్తుంది.
- లిస్ట్ ఫీల్డ్: అందుబాటులో ఉన్న ఎంపికల జాబితాను చూపడానికి అనుకూలం. అయితే దాని ఇంటరాక్షన్‌ను స్వీకర్త ఉపయోగించే రీడర్‌లో పరీక్షించాలి.
ఫీల్డ్ రకాన్ని ఎంచుకోవడం పేజీని చక్కగా చూపించడానికే కాదు, డేటా అర్థాన్ని తెలియజేయడానికీ అవసరం. ఉదాహరణకు, “ఇన్‌వాయిస్ అవసరమా?” అనే ప్రశ్నకు రెండు స్పష్టమైన ఎంపికలు ఇవ్వవచ్చు. “ఉదయం సెషన్ లేదా మధ్యాహ్నం సెషన్?” అనే ప్రశ్నలో ఒకటే ఎంచుకోవాలంటే, రేడియో గ్రూప్ ఉపయోగించడం పూరించే వారికి సులభంగా అర్థమవుతుంది.
పూరించగల ప్రాంతాలను జోడించే దశలు
- అసలు PDFను భద్రంగా ఉంచి, ఫారమ్‌గా రూపొందించాల్సిన దాని కాపీని దిగుమతి చేయండి.
- ముందుగా ఇప్పటికే ఉన్న ఫీల్డ్‌లు, వాటి విలువలను చూసి, ఆ తర్వాత కొత్త ఫీల్డ్‌లు జోడించాలా వద్దా నిర్ణయించండి.
- కొత్త ఫీల్డ్ రకాన్ని ఎంచుకుని, ప్రత్యేకమైన పేరు, సులభంగా అర్థమయ్యే లేబుల్‌ను నమోదు చేయండి. ఎంపిక ప్రశ్నలకు ఎంపికలను కూడా సెట్ చేయండి.
- లక్ష్య పేజీని పేర్కొని, ప్రశ్న వివరణకు అడ్డురాకుండా పేజీ ప్రివ్యూలో ఫీల్డ్ స్థానం, పరిమాణాన్ని సర్దుబాటు చేయండి.
- ఫలితాన్ని డౌన్‌లోడ్ చేసి, AcroFormకు మద్దతిచ్చే రీడర్‌లో పరీక్ష విలువలను నమోదు చేయండి. సేవ్ చేసి మూసివేసి, మళ్లీ తెరిచి తనిఖీ చేయండి.
చివరగా ఫైల్‌ను మళ్లీ తెరవడం చాలా ముఖ్యం. ప్రివ్యూలో నమోదు చేసినది కనిపించడం, డౌన్‌లోడ్ చేసిన ఫైల్‌లో ఆ విలువ నిజంగా సేవ్ కావడం రెండు వేర్వేరు తనిఖీలు. పంపే ముందు, కేవలం ఎడిటింగ్ స్క్రీన్‌తో ఆపకుండా, గ్రహీత ఉపయోగించే అవకాశం ఉన్న పూర్తి ప్రక్రియను ఒక పరీక్ష కాపీతో నిర్వహించండి.
ఫీల్డ్ పేర్లు ప్రత్యేకంగా ఎందుకు ఉండాలి?
ఫీల్డ్ పేరు కేవలం పేజీ శీర్షిక కాదు; డాక్యుమెంట్‌లో డేటాను వేరు చేసే గుర్తింపు. ప్రస్తుతం కొత్త ఫీల్డ్‌లకు ఒకే పేరు అనుమతించబడదు; ఇప్పటికే contact_nameఉంటే, అదే పేరుతో మరో ఫీల్డ్‌ను జోడించినప్పుడు లోపం వస్తుంది. ఉపయోగాన్ని బట్టి స్థిరమైన పేర్లు పెట్టవచ్చు, ఉదాహరణకు applicant_name మరియు emergency_contact_name, అన్నింటికీ “పేరు” అని పెట్టవద్దు.
లేబుల్ ఉపయోగాన్ని వివరిస్తుంది, కానీ అది పేజీలో కనిపించే ప్రశ్నగా స్వయంచాలకంగా మారుతుందని భావించవద్దు. ప్రశ్నలు, ఎంపికల వివరణలు పేజీ కంటెంట్‌లో స్పష్టంగా కనిపించాలి; వాటి అర్థాన్ని ఫీల్డ్ లేబుల్‌తో అదనంగా వివరించండి. రేడియో బటన్, డ్రాప్‌డౌన్, జాబితా రకాలకు కనీసం రెండు వేర్వేరు, ఖాళీ కాని ఎంపికలు అవసరం. సెట్ చేసిన తర్వాత వాటి ప్రదర్శన క్రమాన్ని కూడా తనిఖీ చేయండి.
చైనీస్ మరియు పొడవైన కంటెంట్‌ను విడిగా పరీక్షించండి
ఫీల్డ్ ఒక విలువను స్వీకరించగలిగినంత మాత్రాన అన్ని రీడర్లలో అదే ఫాంట్‌తో అది సరిగ్గా కనిపిస్తుందని హామీ లేదు. ప్రస్తుత అమలు ఫీల్డ్ రూపాన్ని నవీకరించేటప్పుడు ప్రాథమిక Helvetica ఫాంట్‌ను ఉపయోగిస్తుంది; చైనీస్, ప్రత్యేక అక్షరాలకు పరిమితులు ఉండవచ్చు. మూడవ పక్ష ఫీల్డ్‌లకు వాటి స్వంత ఫాంట్లు, రూప వనరులు ఉంటాయి కాబట్టి ఏకరీతి అనుకూలతకు హామీ ఇవ్వలేం.
పరీక్షకు కల్పిత చైనీస్ పేర్లు, పొడవైన చిరునామాలు, చిహ్నాలతో కూడిన సంఖ్యలను ఉపయోగించండి; నిజమైన వ్యక్తిగత సమాచారంతో పదేపదే పరీక్షించవద్దు. ఫలితంలో చతురస్రాలు, ఖాళీలు లేదా కత్తిరించిన అక్షరాలు కనిపిస్తే, అవసరమైన ఫాంట్‌కు మద్దతిచ్చే ఫారమ్ ఎడిటింగ్ విధానాన్ని ఉపయోగించండి లేదా స్వీకరించే సంస్థ సూచించిన మరో పూరణ సాధనాన్ని ఎంచుకోండి. పరీక్ష విజయవంతం కావడానికి తప్పనిసరి కంటెంట్‌ను నిశ్శబ్దంగా తొలగించవద్దు.
పూరించిన సమాచారం పోకుండా ఉందో ఎలా తనిఖీ చేయాలి?
డౌన్‌లోడ్ చేసిన తర్వాత రీడర్‌లో పరీక్ష విలువలను నమోదు చేసి, సేవ్ చేసి మూసివేయండి. ఆపై అదే సేవ్ చేసిన ఫైల్‌ను మళ్లీ తెరవండి. టెక్స్ట్, టిక్ స్థితులు, ఎంచుకున్న అంశాలు అన్నీ అలాగే ఉన్నాయో తనిఖీ చేయండి. ముద్రించాలనుకుంటే, ప్రింట్ ప్రివ్యూలో ఫీల్డ్‌ల రూపం ఒకేలా ఉందో కూడా చూడండి.
గ్రహీత బ్రౌజర్, డెస్క్‌టాప్ రీడర్ లేదా మొబైల్ యాప్‌ను ఉపయోగించవచ్చు; వాటి మద్దతు స్థాయులు వేర్వేరుగా ఉంటాయి. కనీసం మీరు నిజంగా ఉపయోగించబోయే రీడర్‌లో పరీక్షించండి; ఒక ప్రివ్యూ విండోలో విజయాన్ని అన్ని వాతావరణాలకు హామీగా భావించవద్దు. అధునాతన XFA ప్రవర్తన, స్క్రిప్ట్ ధృవీకరణ లేదా మూడవ పక్షాల సంక్లిష్ట రూపాలకు ఈ సాధనం సాధారణ మద్దతును హామీ ఇవ్వదు.
ఫారమ్‌లు, సంతకాలు, స్కాన్ కాపీలను ఎలా కలిపి ఉపయోగించాలి?
అసలు పత్రం కాగితం ఫోటో అయితే, ముందుగా JPG నుండి PDF తో పేజీలను క్రమబద్ధీకరించి, ఆపై ఫీల్డ్‌లను చేతితో జోడించవచ్చు. వివరణాత్మక టెక్స్ట్‌లో వెతకాల్సి ఉంటే, PDF OCRను ఉపయోగించవచ్చు. అయితే OCR ప్రాసెసింగ్, ఫీల్డ్ సృష్టి రెండు వేర్వేరు పనులు; వాటి క్రమాన్ని, చివరిగా సేవ్ అయిన ఫలితాన్ని రెండింటినీ మళ్లీ తనిఖీ చేయాలి.
కనిపించే సంతకం గుర్తును జోడించాలంటే, PDF సంతకంగురించి తెలుసుకోవచ్చు. కనిపించే సంతకం చిత్రం సర్టిఫికేట్ ఆధారిత డిజిటల్ సంతకంతో సమానం కాదు; ఫారమ్‌లో పేరు నమోదు చేయడం కూడా స్వయంచాలకంగా గుర్తింపు ధృవీకరణను పూర్తి చేయదు. సంతకం ప్రక్రియకు అనుసరణ నియమాలు ఉంటే, గ్రహీత సూచించిన విధానాన్నే అనుసరించండి.
ఫారమ్‌ను సేవ్ చేయడానికి బదులుగా చిత్రంగా మార్చవద్దు
ఫారమ్‌ను ఇమేజ్ PDFగా, కుదించిన పేజీ చిత్రాలుగా లేదా స్క్రీన్‌షాట్‌లుగా మార్చితే, మొదట పూరించగలిగిన ఫీల్డ్‌లు ఇంటరాక్టివ్ స్వభావాన్ని కోల్పోవచ్చు. గ్రహీత ఇంకా పూరించాల్సి ఉంటే ఇంటరాక్టివ్ వెర్షన్‌ను ఉంచండి. విడిగా చదవడానికి మాత్రమే ఉపయోగించే కాపీ అవసరమైతే, దానిని స్పష్టంగా గుర్తించి రెండు వెర్షన్‌లను కలిపి ఉపయోగించవద్దు.
ఉదాహరణకు, ఒక నమోదు ఫారమ్‌లో పేరు, సంప్రదింపు వివరాలు, సెషన్ ఎంపిక ఉండవచ్చు. దాన్ని రూపొందించిన తర్వాత ఖాళీ ఇంటరాక్టివ్ టెంప్లేట్‌ను ఉంచుకుని, పరీక్ష కాపీలో వివరాలు నింపి ధృవీకరించవచ్చు. ప్రేక్షకులకు పంపాల్సింది ధృవీకరించిన ఖాళీ టెంప్లేట్‌నే; పరీక్షా సమాచారం లేదా మునుపటి దరఖాస్తుదారుల డేటా ఉన్న ఫైల్‌ను పొరపాటున పంపవద్దు.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
OCR ఖాళీ గీతలను స్వయంచాలకంగా గుర్తించి ఇన్‌పుట్ ఫీల్డ్‌లను సృష్టించగలదా?
OCRను ఫారమ్ జనరేటర్‌గా ఉపయోగించలేరు. OCR ప్రధానంగా టెక్స్ట్ లేయర్‌ను జోడిస్తుంది; ఖాళీ ప్రదేశాల్లో వివరాలు నమోదు చేయాలంటే, మద్దతు ఉన్న ఫారమ్ ఫీల్డ్‌లను జోడించాల్సిందే.
ఇప్పటికే ఉన్న ఫీల్డ్‌లను సవరించలేకపోతున్నాను; ఫైల్ పాడైందా?
తప్పనిసరిగా అలా కాదు. మద్దతు లేని ఫీల్డ్ రకం, ప్రత్యేక రూపం లేదా XFA ఫారమ్ కారణం కావచ్చు. ముందుగా ఫైల్ అవసరాలను పరిశీలించండి; అవసరమైతే ఆ ఫారమ్‌ను రూపొందించిన సాఫ్ట్‌వేర్‌లో లేదా సూచించిన రీడర్‌లో పని చేయండి.
ఫారమ్‌ను రూపొందించిన తర్వాత అన్ని ప్రతిస్పందనలను స్వయంచాలకంగా సేకరించవచ్చా?
లేదు. ఈ ఫీచర్ PDF ఫీల్డ్‌లను సృష్టించడానికి, పూరించడానికి మాత్రమే; ఇది ఆన్‌లైన్ సర్వే బ్యాక్‌ఎండ్ కాదు. ప్రతిస్పందనలను స్వయంచాలకంగా సేకరించడం, పంపడం లేదా సంకలనం చేసే సేవలను కూడా అందించదు. ఫైళ్లను ఎలా తిరిగి స్వీకరించాలి, భద్రపరచాలి అనేది విడిగా ఏర్పాటు చేసుకోవాలి.
ఈ చిత్రం AIతో రూపొందించిన భావనాత్మక చిత్రం. ఇది ఇంటరాక్టివ్ ఫీల్డ్‌లు, పేజీ కంటెంట్ మధ్య సంబంధాన్ని వివరిస్తుంది; ఇది నిజమైన ఫారమ్ లేదా ఉత్పత్తి ఇంటర్‌ఫేస్ కాదు.