PDF-ஐ நிரப்பக்கூடிய படிவமாக்குவது எப்படி? உள்ளீட்டுப் பெட்டிகள், விருப்பங்கள் மற்றும் சேமிப்புச் சரிபார்ப்பு

PDF-இல் கோடுகளும் பெட்டிகளும் வரையப்பட்டிருப்பதால் மட்டும் அந்த இடங்களில் நேரடியாக உள்ளிட முடியாது. நிரப்பக்கூடிய PDF-க்கு உண்மையான ஊடாடும் புலங்கள் தேவை. PDF Smart Kit ஆதரிக்கப்படும் AcroForm புலங்களைக் கண்டறிந்து நிரப்புவதுடன், உரை, தேர்வுப்பெட்டி, ஒற்றைத் தேர்வு, கீழ்தோன்றல் அல்லது பட்டியல் புலங்களையும் சேர்க்க முடியும்; சிக்கலான XFA படிவங்களையும் ஆதரிக்கப்படாத மூன்றாம் தரப்புப் புலங்களையும் திருத்த முடியும் என்பதற்கு உத்தரவாதமில்லை.

ஏற்கெனவே உள்ள புலங்களையும் பக்கத்திலுள்ள வெற்றிடங்களையும் முதலில் வேறுபடுத்துங்கள்

கோப்பைத் திறந்ததும் ரீடரில் உள்ளீட்டுப் பகுதியில் கவனம் செலுத்த முடிந்தால், ஆவணத்தில் படிவப் புலங்கள் இருப்பதை அது பொதுவாகக் குறிக்கிறது; கோடுகள் மட்டுமே தெரிந்தால், அவை சாதாரண பக்க உள்ளடக்கமாக இருக்கலாம். ஸ்கேன் செய்யப்பட்ட விண்ணப்பப் படிவத்தில் OCR செய்திருந்தாலும், அதன் உரையைத் தேட முடிவதால் மட்டும் அது தானாக நிரப்பக்கூடிய படிவமாக மாறாது.

முதலில் PDF படிவத்தில் கோப்பை இறக்குமதி செய்து, கண்டறியப்பட்டுள்ள புலங்களைச் சரிபாருங்கள். நேரடியாக நிரப்பக்கூடிய இடத்தில் மற்றொரு புதிய பெட்டியை மேலடுக்க வேண்டாம்; ஆதரிக்கப்படாத புல வகை பட்டியலில் காட்டப்பட்டாலும், அதன் உள்ளடக்கத்தை இந்தக் கருவியால் மாற்ற முடியும் என்று பொருளல்ல.

ஐந்து வகைப் புலங்களில் சரியானதைத் தேர்ந்தெடுப்பது எப்படி

• உரைப்பெட்டி: பெயர், எண், சுருக்கமான விளக்கம் போன்றவற்றை உள்ளிட ஏற்றது; உண்மையில் நிரப்பப்படும் உரையின் நீளத்துக்கு ஏற்ற அகலம் இருக்க வேண்டும்.
• தேர்வுப்பெட்டி: உறுதிப்படுத்தல், ஒப்புதல் அல்லது தனித்தனியாகக் குறிக்கக்கூடிய உருப்படிகளுக்கு ஏற்றது.
• ஒற்றைத் தேர்வுக் குழு: ஒரே கேள்விக்கு ஓர் விடையை மட்டுமே தேர்ந்தெடுக்க வேண்டியபோது ஏற்றது; விருப்பங்கள் தெளிவாக வேறுபட வேண்டும்.
• கீழ்தோன்றல் பெட்டி: நிர்ணயிக்கப்பட்ட விருப்பத் தொகுப்பிலிருந்து ஒன்றைத் தேர்ந்தெடுக்க ஏற்றது; நிரப்பும் முறையில் ஏற்படும் முரண்பாடுகளைக் குறைக்கிறது.
• பட்டியல் புலம்: தேர்ந்தெடுக்கக்கூடிய பட்டியலைக் காட்ட ஏற்றது; ஆனால் அதன் செயல்பாட்டை பெறுநர் பயன்படுத்தும் ரீடரில் சோதிக்க வேண்டும்.

புல வகையைத் தேர்ந்தெடுப்பது பக்கம் நேர்த்தியாகத் தெரிவதற்காக மட்டுமல்ல; தரவின் பொருளை வெளிப்படுத்துவதற்கும் ஆகும். எடுத்துக்காட்டாக, “விலைப்பட்டியல் தேவையா?” என்பதற்கு இரண்டு தெளிவான விருப்பங்களை வழங்கலாம்; “காலை அமர்வா அல்லது பிற்பகல் அமர்வா?” என்பதில் ஒன்றை மட்டுமே தேர்ந்தெடுக்க வேண்டுமெனில், ஒற்றைத் தேர்வுக் குழு நிரப்புபவர் எளிதாகப் புரிந்துகொள்ள உதவும்.

நிரப்பக்கூடிய பகுதிகளைச் சேர்க்கும் படிகள்

1. அசல் PDF-ஐ வைத்துக்கொண்டு, படிவமாகத் தயாரிக்க அதன் நகல் ஒன்றை இறக்குமதி செய்யுங்கள்.
2. முதலில் ஏற்கெனவே உள்ள புலங்களையும் அவற்றின் மதிப்புகளையும் பார்த்து, புதிய புலங்கள் தேவையா என்பதை முடிவுசெய்யுங்கள்.
3. புதிய புல வகையைத் தேர்ந்தெடுத்து, தனித்துவமான பெயரையும் எளிதில் புரியும் லேபிளையும் உள்ளிடுங்கள்; தேர்வுக் கேள்விகளுக்கான விருப்பங்களையும் அமைக்க வேண்டும்.
4. இலக்குப் பக்கத்தைக் குறிப்பிட்டு, கேள்வியின் விளக்கத்தை மறைக்காதவாறு பக்க முன்னோட்டத்தில் புலத்தின் இடத்தையும் அளவையும் சரிசெய்யுங்கள்.
5. முடிவுக் கோப்பைப் பதிவிறக்கி, AcroForm-ஐ ஆதரிக்கும் ரீடரில் சோதனை மதிப்புகளை நிரப்பி, சேமித்து மூடிய பிறகு மீண்டும் திறந்து பாருங்கள்.

இறுதியாக மீண்டும் திறந்து பார்ப்பது மிகவும் முக்கியம். முன்னோட்டத்தில் உள்ளீட்டைக் காண்பதும், பதிவிறக்கிய கோப்பில் அந்த மதிப்பு உண்மையில் சேமிக்கப்பட்டிருப்பதும் இரண்டு வெவ்வேறு சோதனைப் புள்ளிகள். அனுப்புவதற்கு முன், பெறுநர் பயன்படுத்தக்கூடிய முழுச் செயல்முறையையும் ஒரு சோதனை நகலில் செய்து பாருங்கள்; திருத்தும் திரையுடன் மட்டும் நிறுத்திவிடாதீர்கள்.

புலப் பெயர்கள் ஏன் தனித்துவமாக இருக்க வேண்டும்?

புலப் பெயர் என்பது ஆவணத்திற்குள் தரவை வேறுபடுத்தும் அடையாளம்; அது வெறும் பக்கத் தலைப்பு அல்ல. தற்போது புதிதாக உருவாக்கும் புலங்களுக்கு ஒரே பெயர் அனுமதிக்கப்படாது; ஏற்கெனவே contact_nameஇருந்தால், அதே பெயரில் மற்றொரு புலத்தைச் சேர்க்கும்போது பிழை ஏற்படும். பயன்பாட்டிற்கு ஏற்ப நிலையான பெயர்களைப் பயன்படுத்தலாம், எடுத்துக்காட்டாக applicant_name மற்றும் emergency_contact_name; அனைத்திற்கும் “பெயர்” என்று வைப்பதைத் தவிர்க்கவும்.

லேபிள் பயன்பாட்டை விளக்குகிறது; ஆனால் அது பக்கத்தில் காணக்கூடிய கேள்வியாகத் தானாக வரையப்படும் என்று கருதாதீர்கள். கேள்வியும் விருப்பங்களின் விளக்கமும் பக்க உள்ளடக்கத்தில் தெளிவாகத் தெரிய வேண்டும்; பின்னர் புல லேபிளைக் கொண்டு பொருளை மேலும் விளக்கலாம். ஒற்றைத் தேர்வு, கீழ்தோன்றும் பட்டியல் மற்றும் பட்டியல் வகைகளில் குறைந்தது இரண்டு வெவ்வேறு, காலியாக இல்லாத விருப்பங்கள் தேவை. அமைத்த பிறகு அவற்றின் காட்சி வரிசையையும் சரிபார்க்கவும்.

சீன மொழி மற்றும் நீண்ட உள்ளடக்கத்தைத் தனியாகச் சோதிக்கவும்

ஒரு புலம் மதிப்பை ஏற்றுக்கொள்வதால் மட்டும், எல்லா வாசிப்பான்களும் அதே எழுத்துருவில் அதைச் சரியாகக் காட்டும் என உறுதியில்லை. தற்போதைய செயலாக்கம் புலத் தோற்றத்தைப் புதுப்பிக்க அடிப்படை Helvetica எழுத்துருவைப் பயன்படுத்துகிறது; சீன எழுத்துகளும் சிறப்பு வரிவடிவங்களும் வரம்புகளைச் சந்திக்கலாம். மூன்றாம் தரப்புப் புலங்களுக்கும் அவற்றுக்கே உரிய எழுத்துரு மற்றும் தோற்ற வளங்கள் உள்ளதால், ஒரே மாதிரியான இணக்கத்தன்மைக்கு உத்தரவாதம் அளிக்க முடியாது.

சோதனைக்கு கற்பனையான சீனப் பெயர்கள், நீளமான முகவரிகள் மற்றும் குறியீடுகள் கொண்ட அடையாள எண்களைப் பயன்படுத்துங்கள்; உண்மையான தனிப்பட்ட தகவல்களை மீண்டும் மீண்டும் பயன்படுத்தாதீர்கள். முடிவில் சதுரங்கள், வெற்றிடங்கள் அல்லது துண்டிக்கப்பட்ட எழுத்துகள் தோன்றினால், தேவையான எழுத்துருவை ஆதரிக்கும் படிவத் திருத்த முறையைப் பயன்படுத்துங்கள் அல்லது பெறும் நிறுவனத்தின் தேவைக்கேற்ப வேறு நிரப்பல் கருவியைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். சோதனையை வெற்றிபெறச் செய்வதற்காக கட்டாய உள்ளடக்கத்தைத் தெரியாமல் நீக்காதீர்கள்.

நிரப்பிய முடிவில் எதுவும் இழக்கப்படவில்லை என்பதை எவ்வாறு சரிபார்ப்பது?

பதிவிறக்கிய பிறகு, முதலில் வாசிப்பானில் சோதனை மதிப்புகளை உள்ளிட்டு, சேமித்து மூடுங்கள்; பின்னர் சேமித்த அதே கோப்பை மீண்டும் திறக்கவும். உரை, குறியிடப்பட்ட நிலை மற்றும் தேர்ந்தெடுத்த உருப்படிகள் அனைத்தும் தக்கவைக்கப்பட்டுள்ளனவா என்று சரிபார்க்கவும். அச்சிடத் திட்டமிட்டிருந்தால், அச்சு முன்னோட்டத்திலும் புலங்களின் தோற்றம் ஒரே மாதிரியாக உள்ளதா என்று பார்க்கவும்.

பெறுநர்கள் உலாவி, டெஸ்க்டாப் வாசிப்பான் அல்லது மொபைல் செயலியைப் பயன்படுத்தலாம்; ஆதரவு நிலை மாறுபடும். நீங்கள் உண்மையில் பயன்படுத்தவுள்ள வாசிப்பான்களிலாவது சோதிக்கவும்; ஒரு முன்னோட்டச் சாளரத்தில் கிடைத்த வெற்றியை எல்லாச் சூழல்களுக்குமான உத்தரவாதமாகக் கருத வேண்டாம். மேம்பட்ட XFA செயல்பாடுகள், ஸ்கிரிப்ட் சரிபார்ப்பு அல்லது மூன்றாம் தரப்பின் சிக்கலான தோற்றங்கள் ஆகியவை தற்போதைய கருவியின் பொதுவான ஆதரவு உறுதிமொழியில் அடங்காது.

படிவங்கள், கையொப்பங்கள் மற்றும் ஸ்கேன் பிரதிகளை எவ்வாறு ஒருங்கிணைப்பது

அசல் ஆவணம் காகிதத்தின் புகைப்படமாக இருந்தால், முதலில் JPG இலிருந்து PDF மூலம் பக்கங்களை ஒழுங்குபடுத்தி, பின்னர் புலங்களைக் கைமுறையாகச் சேர்க்கலாம். விளக்க உரையைத் தேட வேண்டுமெனில், இதைப் பயன்படுத்தலாம்: PDF OCR, ஆனால் OCR செயலாக்கமும் புலங்களை உருவாக்குவதும் இரண்டு தனித்தனி பணிகள்; அவற்றின் வரிசையையும் இறுதியாகச் சேமிக்கப்பட்ட முடிவையும் மீண்டும் சரிபார்க்க வேண்டும்.

காணக்கூடிய கையொப்பக் குறியைச் சேர்க்க வேண்டுமெனில், இதைப் பற்றி அறியலாம்: PDF கையொப்பம். காணக்கூடிய கையொப்ப வடிவம் சான்றிதழ் அடிப்படையிலான டிஜிட்டல் கையொப்பத்திற்குச் சமமல்ல; படிவத்தில் பெயரை நிரப்புவதும் அடையாளச் சரிபார்ப்பைத் தானாக நிறைவு செய்யாது. கையொப்பமிடும் செயல்முறைக்கு இணக்க விதிமுறைகள் இருந்தால், பெறுநர் குறிப்பிட்ட முறையையே பின்பற்றவும்.

படிவத்தைச் சேமிப்பதற்குப் பதிலாகப் படமாக மாற்ற வேண்டாம்

படிவத்தைப் பட PDF ஆகவோ, சுருக்கப்பட்ட பக்கப் படங்களாகவோ அல்லது திரைப்பிடிப்புகளாகவோ மாற்றுவது, முதலில் நிரப்பக்கூடியதாக இருந்த புலங்களின் ஊடாடும் தன்மையை இழக்கச் செய்யலாம். பெறுநர் தொடர்ந்து நிரப்ப வேண்டியிருந்தால், ஊடாடும் பதிப்பை வைத்திருக்கவும்; வாசிப்பதற்கான தனி படிக்க மட்டும் இயலும் பிரதியும் தேவைப்பட்டால், அதைத் தெளிவாகக் குறிக்கவும். இரண்டு பதிப்புகளையும் கலக்க வேண்டாம்.

உதாரணமாக, ஒரு விண்ணப்பப் படிவத்தில் பெயர், தொடர்பு விவரங்கள் மற்றும் அமர்வுத் தேர்வு இருக்கலாம். உருவாக்கிய பின், நிரப்பப்படாத ஊடாடும் வார்ப்புருவை வைத்துக்கொண்டு, அதன் சோதனை நகலை நிரப்பிச் சரிபார்க்கலாம். பெறுநர்களுக்கு அனுப்ப வேண்டியது உறுதிசெய்யப்பட்ட நிரப்பப்படாத வார்ப்புருவே; சோதனை உள்ளடக்கம் அல்லது முந்தைய விண்ணப்பதாரர்களின் தரவு அடங்கிய கோப்பைத் தவறுதலாக அனுப்ப வேண்டாம்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

OCR மூலம் நிரப்பப்படாத கிடைமட்டக் கோடுகளைத் தானாக அடையாளம் கண்டு உள்ளீட்டுப் பெட்டிகளை உருவாக்க முடியுமா?

முடியாது. OCR-ஐப் படிவ உருவாக்கியாகக் கருதக்கூடாது. OCR முதன்மையாக உரை அடுக்கைச் சேர்க்கிறது; காலியிடங்களை நிரப்பக்கூடியதாக மாற்ற, உண்மையில் ஆதரிக்கப்படும் படிவப் புலங்களை இன்னும் சேர்க்க வேண்டும்.

ஏற்கெனவே உள்ள புலங்களைத் திருத்த முடியவில்லை; கோப்பு சேதமடைந்துவிட்டதா?

அவசியமில்லை. ஆதரிக்கப்படாத புல வகை, சிறப்புத் தோற்றம் அல்லது XFA படிவம் காரணமாக இருக்கலாம். முதலில் கோப்பின் தேவைகளைப் பார்க்கவும்; தேவைப்பட்டால், அந்தப் படிவத்தை உருவாக்கிய மென்பொருளில் அல்லது குறிப்பிடப்பட்ட ரீடரில் செயல்படவும்.

படிவத்தை உருவாக்கியதும் எல்லாப் பதில்களையும் தானாகச் சேகரிக்க முடியுமா?

முடியாது. இந்த அம்சம் PDF புலங்களை உருவாக்கவும் நிரப்பவும் பயன்படுகிறது; இது இணையவழிக் கேள்வித்தாள் நிர்வாக அமைப்பு அல்ல, மேலும் பதில்களைத் தானாகச் சேகரித்தல், அனுப்புதல் அல்லது தொகுத்தல் போன்ற சேவைகளையும் வழங்காது. கோப்புகளை எப்படித் திரும்பப் பெற்று, பாதுகாப்பாக வைத்திருப்பது என்பதைத் தனியாக ஏற்பாடு செய்ய வேண்டும்.

இது AI மூலம் உருவாக்கப்பட்ட கருத்தியல் விளக்கப்படம். ஊடாடும் புலங்களுக்கும் பக்க உள்ளடக்கத்திற்கும் இடையிலான தொடர்பை விளக்குகிறது; இது உண்மையான படிவமோ தயாரிப்பு இடைமுகமோ அல்ல.