Jinsi ya kufanya PDF iwe fomu inayojazika: sehemu za kuingiza, chaguo na ukaguzi wa kuhifadhi

Kuchorwa kwa mistari na visanduku kwenye PDF hakumaanishi kuwa unaweza kuandika moja kwa moja katika maeneo hayo. PDF inayojazika inahitaji sehemu halisi shirikishi. PDF Smart Kit inaweza kutambua na kujaza sehemu za AcroForm zinazotumika, na pia kuongeza sehemu za maandishi, visanduku vya kuteua, vitufe vya chaguo, menyu kunjuzi au orodha; haiwezi kuhakikishwa kuwa fomu changamano za XFA na sehemu zisizotumika za wahusika wengine zinaweza kuhaririwa.

Kwanza tofautisha sehemu zilizopo na nafasi tupu kwenye ukurasa

Baada ya kufungua faili, ikiwa kisomaji kinaweza kulenga eneo la kuingiza, kwa kawaida hati hiyo ina sehemu za fomu. Ikiwa unaona mistari tu, huenda ni maudhui ya kawaida ya ukurasa. Hata fomu ya usajili iliyochanganuliwa ikichakatwa kwa OCR, haitaacha kuwa picha na kuwa fomu inayojazika kiotomatiki kwa sababu tu maandishi yanaweza kutafutwa.

Katika Fomu za PDF leta faili, kisha kwanza ukague sehemu zilizopo zilizotambuliwa. Ikiwa sehemu inaweza kujazwa moja kwa moja, huhitaji kuweka kisanduku kipya juu ya eneo hilo hilo; aina isiyotumika kuonekana kwenye orodha hakumaanishi kuwa zana inaweza kubadilisha maudhui yake.

Jinsi ya kuchagua kati ya aina tano za sehemu

• Kisanduku cha maandishi: kinafaa kwa kuingiza jina, nambari, maelezo mafupi na mengineyo; upana wake unapaswa kutosha urefu halisi wa maandishi yatakayojazwa.
• Kisanduku cha kuteua: kinafaa kwa uthibitisho, makubaliano au vipengee vinavyoweza kuteuliwa kimoja kimoja.
• Kikundi cha vitufe vya chaguo: kinafaa wakati jibu moja tu linaweza kuchaguliwa kwa swali moja; chaguo zinapaswa kutofautishwa wazi.
• Menyu kunjuzi: inafaa kwa kuchagua kutoka kwenye chaguo zilizowekwa, hivyo kupunguza utofauti wa namna za kujaza.
• Sehemu ya orodha: inafaa kwa kuonyesha orodha ya chaguo, lakini utendaji halisi bado unapaswa kujaribiwa katika kisomaji cha mpokeaji.

Kuchagua aina ya sehemu kunalenga kuwasilisha maana ya data, si kufanya ukurasa uonekane nadhifu tu. Kwa mfano, “Je, unahitaji ankara?” inaweza kuwa na chaguo mbili zilizo wazi; ikiwa ni lazima kuchagua moja tu kati ya “kipindi cha asubuhi” na “kipindi cha alasiri”, kikundi cha vitufe vya chaguo humrahisishia anayejaza kuelewa.

Hatua za kuongeza maeneo yanayojazika

1. Hifadhi PDF asili, kisha leta nakala unayotaka kuifanya kuwa fomu.
2. Kwanza angalia sehemu zilizopo na thamani zake, kisha uamue ikiwa uongeze sehemu mpya.
3. Chagua aina ya sehemu mpya, weka jina la kipekee na lebo inayoeleweka; kwa maswali ya kuchagua, weka pia chaguo.
4. Bainisha ukurasa unaolengwa, kisha rekebisha nafasi na ukubwa wa sehemu katika onyesho la awali ili zisifiche maelezo ya swali.
5. Pakua matokeo, weka thamani za majaribio kwa kisomaji kinachotumia AcroForm, hifadhi, funga, kisha ufungue tena.

Kufungua faili tena mwishoni ni muhimu sana. Kuona data iliyoingizwa kwenye onyesho la awali na kuthibitisha kuwa thamani hiyo imehifadhiwa kwenye faili iliyopakuliwa ni hatua mbili tofauti za ukaguzi. Kabla ya kutuma, tumia nakala ya majaribio kupitia mchakato ambao mpokeaji anaweza kutumia, badala ya kuishia kwenye skrini ya kuhariri pekee.

Kwa nini majina ya sehemu lazima yawe ya kipekee

Jina la sehemu ni kitambulisho kinachotofautisha data ndani ya hati, si kichwa cha ukurasa tu. Kwa sasa, sehemu mpya haziwezi kuwa na majina yanayojirudia; ikiwa tayari kuna contact_name, kuongeza sehemu nyingine yenye jina hilo kutasababisha hitilafu. Tumia majina thabiti kulingana na matumizi, kwa mfano applicant_name na emergency_contact_name, badala ya kuziita zote “Jina”.

Lebo hueleza matumizi, lakini usidhani kuwa itaonyeshwa kiotomatiki kama swali linaloonekana kwenye ukurasa. Swali na maelezo ya chaguo yanapaswa kuonekana wazi kwenye maudhui ya ukurasa, kisha lebo ya sehemu iongeze ufafanuzi. Vitufe vya chaguo moja, menyu kunjuzi na orodha vinahitaji angalau machaguo mawili tofauti yasiyo tupu; baada ya kuyaweka, hakikisha pia mpangilio wa kuonyeshwa ni sahihi.

Jaribu Kichina na maudhui marefu kando

Uwezo wa sehemu kupokea thamani hauhakikishi kuwa visomaji vyote vitaionyesha ipasavyo kwa kutumia fonti ileile. Utekelezaji wa sasa hutumia fonti ya msingi ya Helvetica wakati wa kusasisha mwonekano wa sehemu, kwa hivyo Kichina na glifu maalum zinaweza kuwa na vikwazo. Sehemu za wahusika wengine pia zina fonti na rasilimali zao za mwonekano, hivyo uoanifu sawa hauwezi kuhakikishwa.

Tumia majina bandia ya Kichina, anwani ndefu na nambari zenye alama kufanya majaribio; usijaribu mara kwa mara kwa taarifa halisi za kibinafsi. Matokeo yakionyesha visanduku, nafasi tupu au maandishi yaliyokatwa, tumia njia ya kuhariri fomu inayotumia fonti zinazohitajika, au chagua zana nyingine ya kujaza kulingana na matakwa ya taasisi inayopokea. Usiondoe kimyakimya maudhui ya lazima ili tu jaribio lifaulu.

Jinsi ya kuhakikisha data iliyojazwa haijapotea

Baada ya kupakua, ingiza thamani za majaribio kwenye kisomaji, hifadhi na ufunge, kisha ufungue tena faili hiyohiyo iliyohifadhiwa. Hakikisha maandishi, hali za visanduku vya kuteua na machaguo yaliyoteuliwa yote yamehifadhiwa. Ikiwa unapanga kuchapisha, hakikisha pia mwonekano wa sehemu unalingana katika onyesho la awali la uchapishaji.

Mpokeaji anaweza kutumia kivinjari, kisomaji cha kompyuta au programu ya simu, na kiwango cha usaidizi hutofautiana. Jaribu angalau kwenye kisomaji unachopanga kutumia; usichukulie kufaulu katika dirisha moja la onyesho la awali kuwa hakikisho kwa mazingira yote. Tabia za kina za XFA, uthibitishaji kwa hati za programu au mionekano tata ya wahusika wengine haijumuishwi katika ahadi ya jumla ya usaidizi wa zana hii.

Jinsi ya kutumia fomu, sahihi na nakala zilizochanganuliwa pamoja

Ikiwa hati asili ni picha ya karatasi, unaweza kwanza kutumia JPG hadi PDF kupanga kurasa, kisha uongeze sehemu mwenyewe. Ikiwa unahitaji kutafuta maandishi ya maelezo, unaweza kutumia PDF OCR, lakini uchakataji wa OCR na kuunda sehemu ni kazi mbili tofauti; lazima uhakiki mpangilio na matokeo ya mwisho yaliyohifadhiwa.

Ikiwa unahitaji kuongeza alama ya sahihi inayoonekana, unaweza kujifunza kuhusu Sahihi ya PDF. Mchoro wa sahihi unaoonekana si sawa na sahihi ya kidijitali ya cheti, na kujaza jina kwenye fomu hakuthibitishi utambulisho kiotomatiki. Ikiwa mchakato wa kutia sahihi una masharti ya uzingatiaji, tumia njia iliyobainishwa na mpokeaji.

Usibadilishe fomu kuwa picha badala ya kuihifadhi

Kubadilisha fomu kuwa PDF ya picha, picha za kurasa zilizobanwa au picha za skrini kunaweza kuondoa mwingiliano wa sehemu zilizokuwa zikijazika. Ikiwa mpokeaji bado anahitaji kuendelea kuijaza, hifadhi toleo shirikishi. Ikiwa pia unahitaji nakala ya kusoma tu, iweke lebo wazi na usichanganye matoleo hayo mawili.

Kwa mfano, fomu ya usajili inaweza kuwa na jina, maelezo ya mawasiliano na chaguo la kipindi. Baada ya kuitengeneza, hifadhi kiolezo tupu chenye sehemu wasilianifu, kisha tumia nakala ya majaribio kuijaza na kuithibitisha. Faili inayotumwa kwa walengwa inapaswa kuwa kiolezo tupu kilichothibitishwa; usitume kimakosa faili yenye maudhui ya majaribio au data ya waombaji wa awali.

Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara

Je, OCR inaweza kutambua mistari tupu kiotomatiki na kuunda visanduku vya kuingiza taarifa?

Huwezi kutumia OCR kama zana ya kuunda fomu. OCR huongeza hasa safu ya maandishi; ili sehemu tupu ziweze kujazwa, bado unahitaji kuongeza sehemu za fomu zinazotumika.

Sehemu zilizopo haziwezi kuhaririwa; je, faili imeharibika?

Si lazima. Huenda aina ya sehemu haitumiki, ina mwonekano maalum, au ni fomu ya XFA. Kwanza angalia mahitaji ya faili; ikihitajika, ifanyie kazi katika programu iliyotumiwa kuunda fomu hiyo au kisomaji kilichobainishwa.

Je, baada ya kuunda fomu, majibu yote yanaweza kukusanywa kiotomatiki?

Hapana. Kipengele hiki hutumika kuunda na kujaza sehemu za PDF; si mfumo wa usimamizi wa dodoso za mtandaoni, wala hakitoi huduma za kukusanya, kutuma au kujumlisha majibu kiotomatiki. Utaratibu wa kurejesha na kuhifadhi faili unahitaji kupangwa kando.

Picha hii ni mchoro wa dhana ulioundwa na AI, unaoeleza uhusiano kati ya sehemu wasilianifu na maudhui ya ukurasa; si fomu halisi wala kiolesura cha bidhaa.